Como organizar herdeiros, bens e documentos para começar um inventário?

1Identifique os interessados, inclusive os casos em dúvida

Reúna a certidão de óbito e as informações da família: casamento ou união estável, filhos, outros possíveis herdeiros, falecimentos anteriores e eventual testamento.

Não deixe alguém de fora só porque não participou da primeira conversa. Também não presuma que a lista de nomes define, sozinha, a posição de cada um na herança. O regime de bens, os vínculos e as circunstâncias podem mudar a análise.

Anote o que está comprovado e o que ainda precisa de esclarecimento. Uma dúvida sobre filiação, união estável, propriedade de um bem ou testamento deve aparecer já no primeiro atendimento.

Anote também se há herdeiros menores de idade ou incapazes (pessoas que, pela lei, precisam de alguém que as represente ou assista) e se há um filho ainda por nascer, o chamado nascituro. Esses fatos interferem no procedimento e na proteção do patrimônio dessas pessoas.

2Monte uma lista de bens, direitos e dívidas

Use uma lista de trabalho. Valores estimados não são avaliação definitiva.

• Imóvel: endereço, matrícula (o registro do imóvel) ou outro título disponível, coproprietários e financiamento.
• Veículo: identificação, documento, em nome de quem está e eventual dívida.
• Conta ou investimento: instituição e documento existente. Não compartilhe senhas.
• Participação em empresa: contrato ou registro disponível e situação conhecida.
• Valores a receber: origem, documento e informação sobre eventual processo.
• Dívidas e encargos: credor, contrato, saldo conhecido e garantia.

Indique quem tem cada documento e o que ainda precisa ser pedido pelos canais adequados. Um bem usado pela família não é, automaticamente, todo de quem faleceu. Imóvel financiado ou bem em comum com outras pessoas exige identificar quais direitos a pessoa realmente tinha.

Olhe também para as dívidas, não só para os bens. O Código Civil diz que o herdeiro não responde por encargos maiores que o valor da herança e trata de como esse excesso é provado. Essa regra não dispensa conferir as dívidas nem resolve obrigações que alguém tenha assumido por conta própria. Código Civil, art. 1.792.

3Quais documentos ajudam

A lista exata depende do procedimento e dos bens. Para o inventário em cartório, a norma do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) pede, entre outros:

• certidão de óbito;
• documento de identidade e CPF das partes e de quem faleceu;
• certidão que comprove o parentesco dos herdeiros;
• certidões de casamento, quando for o caso, e pacto antenupcial, se houver;
• documentos de propriedade dos imóveis e de titularidade dos demais bens e direitos;
• certidão negativa de tributos;
• CCIR (Certificado de Cadastro de Imóvel Rural), se houver imóvel rural.

Resolução CNJ 35, art. 22.

Use essa lista para localizar o que já existe. Não saia pedindo todas as certidões antes de confirmar quais versões, atualizações e requisitos valem para o seu caso.

Mantenha uma pasta com originais e cópias identificadas. Anote o que falta, nomes escritos de forma diferente, matrícula desatualizada ou falta de informação sobre um bem. O cartório ou quem der a orientação jurídica pode pedir outros documentos, conforme o caso.

4Cartório ou Justiça: o que pesa na escolha

O Código de Processo Civil (CPC) trata do inventário judicial e permite a escritura em cartório quando as condições legais são cumpridas, com assistência de advogado ou defensor público. A norma atual do CNJ também regula casos específicos com herdeiro menor ou incapaz e com testamento. Por isso, a presença de um desses elementos não leva a uma resposta automática: é preciso conferir os requisitos. CPC, art. 610; Resolução CNJ 35, arts. 8º, 12-A e 12-B.

Para a primeira avaliação, anote:

• se os interessados concordam com os pontos necessários;
• se existe testamento e qual é a situação dele;
• se há menor, incapaz ou nascituro;
• se há conflito sobre vínculos, bens ou divisão;
• se algum bem está no exterior;
• quais documentos não foram encontrados.

Com herdeiro menor, por exemplo, há uma proteção própria. O cartório só é possível nas condições do CNJ: a parte do menor deve ser paga em parte ideal de cada bem (uma fração de cada um, sem divisão física), o Ministério Público precisa se manifestar a favor e ficam proibidos atos de disposição, como vender ou ceder, sobre os bens ou direitos dele. Isso não autoriza qualquer acordo da família. Resolução CNJ 35, art. 12-A.

Se há testamento, o cartório também tem requisitos próprios, inclusive uma atuação prévia da Justiça, nos termos da norma, e restrições específicas. Apresentar uma cópia do testamento não basta para saber se o cartório é possível. Resolução CNJ 35, art. 12-B.

5Atenção aos prazos, sem confundir um com outro

O CPC prevê que o inventário seja aberto em até dois meses contados da morte e concluído nos doze meses seguintes. O juiz pode prorrogar esses prazos. Isso não é promessa de que o caso vai terminar nesse período. CPC, art. 611.

Esse prazo do processo é diferente das regras de declaração, pagamento ou multa do ITCMD, o imposto sobre herança e doação. Essas regras dependem da lei de cada estado ou do Distrito Federal. Este texto não calcula imposto nem indica um prazo fiscal único para todo o Brasil.

Pela redação atual da norma do CNJ, a escritura de inventário e partilha não depende de comprovar antes o pagamento do ITCMD. Isso não dispensa o imposto nem as providências previstas na lei aplicável. Resolução CNJ 35, art. 15, redação da Resolução 695/2026.

6Não divida nem transfira bens só com base na conversa inicial

Até a partilha, a herança é tratada como um todo e não pode ser dividida, nos termos da lei. Fazer a lista não autoriza ninguém a vender ou transferir um bem como se ele já fosse só seu. A cessão (transferência) de direitos da herança e outros atos de disposição têm requisitos próprios. Código Civil, arts. 1.791 e 1.793.

Se for preciso pagar despesas, conservar um imóvel ou administrar valores, conte isso a quem estiver cuidando do caso. Não crie uma solução informal que deixe de fora os outros interessados ou ignore uma restrição existente.

7O que levar ao primeiro atendimento

Leve um resumo de uma página com:

• data do falecimento;
• possíveis interessados;
• bens e dívidas;
• situação do testamento, se houver;
• conflitos conhecidos;
• documentos que faltam.

Indique de onde veio cada informação e o que ainda não foi confirmado.

Pergunte qual procedimento cabe, quais documentos são necessários, quais providências têm prazo e como serão tratados custos e impostos.

8Quando procurar orientação individual

Para fazer o inventário por escritura em cartório, a assistência de advogado ou defensor público é obrigatória. Procure um advogado de sua confiança ou, se a família não puder pagar, a Defensoria Pública, e confira na própria instituição os critérios de atendimento. Resolução CNJ 35, arts. 8º e 9º.

A organização inicial não faz o inventário sozinha. Ela reduz lacunas e permite escolher o caminho com base na situação real da família, e não numa regra genérica que ignora seus bens e interessados.